Ota yhteyttä

Etusivu » Blogit » Ajankäytön hauskuus ja haastavuus

Ajankäytön hauskuus ja haastavuus

Kirjottanut Tiina Jokinen

Arjen kiireistä selviäminen vaatii organisointikykyä ja ajankäytön hallintaa, niin perheellisiltä, pariskunnilta, sinkuilta kuin eläkeläisiltäkin, meiltä jokaiselta. Toiset ovaluonnostaan organisaattoreita, toiset niitä kuuluisia luonnon lapsia, jotka tekevät ensin ja suunnittelevat vasta sitten.

Molemmilta asiat kuitenkin hoituvat – tavalla tai toisella.

Suomalaisten aikakäsite on melko realistinen kun taas naapurimme Igor ja Tatjana ymmärtävät kellon merkityksen ehkä hieman toisella tavalla. ”Suuri maa, suuret toleranssit” saattaa myös vaikuttaa venäläisten aikakäsitykseen; väkeä on himpun verran enemmän kuin piskuisessa Suomessa ja kaupunkien kolmikaistaiset tietkään eivät enää vedä niitä isoja öky-maastureita siihen tahtiin kuin pitäisi. Eiväthän Igor tai Tatjana näin ollen millään ennätä ajoissa paikalle tai heidän mielestään on ihan ok vedota ”probkaan” eli liikenneruuhkaan myöhästyessään tapaamisesta.   Itse asiassa kulttuuriin kuuluu, että sovittu aika on suhteellinen eli paikalla ei tarvitse olla täsmällisesti – toisin kuin täällä Suomessa.

Mitä ajankäyttö sitten tarkoittaa tavallisen konttorirotan päivärytmissä? Usein törmään siihen, että vaikka kuinka etukäteen suunnittelen seuraavan päivän työt, niin juuri silloin kaatuu päälle joku homma, joka on hoidettava ASAPpina eikä se voi millään odottaa kirjattuna listan viimeiseksi. Toisinaan nämä ad hoc -tehtävät ovat oikeutettuja, mutta kertovat kenties myös asioiden ennakkoon suunnittelun haasteellisuudesta. Kyllähän se tuntuisi joskus hienolta lähteä töistä kotiin ja todeta, että kaikki hommat tuli tehtyä mitä suunnittelin. Vaan aina ei mene niin kuin ”Strömsössä”.

Hyviä käytäntöjä, vinkkejä ja tapoja liittyen ajankäyttöön ja ajanhallintaan työpaikalla olisi palkitsevaa jakaa toisten kanssa.  Väitän, että näitä ohjeita tarvitsisi jokainen meistä. Olen aina ollut sitä mieltä, että johdon assistentin työ on yksi vaativimmista ajankäytön ja –hallinnan tehtävistä. Pitää olla taitava käytännön järjestelijä, osata kannatella niitä punaisia lankoja käsissä ja usein vielä koko vyyhtiä kerrallaan, tulee osata kuunnella ja ymmärtää toisia, toimia oma-aloitteisesti ja määrätietoisesti, uskaltaa ottaa kantaa ja kyseenalaistaa esimiehen ehdotuksia.  Johdon assistentin työ on melkoinen viidakko erilaisia tehtäviä, aikatauluja ja vain rajallinen määrä aikaa niiden hoitamiseen. Esimieheni kysyi minulta taannoin mielipidettä johdon assistentin tehtävästä tulevaisuudessa; tuleeko se säilymään vai mitä tapahtuu? Vastasin, että kyllä johdon assistentin tehtävä tulee muuttumaan tämän hektisen maailman mukana. Todennäköisesti toimenkuva vaihtaa muotoaan ja muovautuu uudenlaiseksi tai lakkaa kokonaan olemasta. Nykypäivän nettiyhteydet ja se kuuluisa some mahdollistavat johtajien omatoimisuuden mm. lippuvarauksissa, tapahtumajärjestelyissä ja tapaamispyyntöjen hoitamisessa. Nopeammin saavat pomot asiat hoidettua itse, omalta koneelta eikä tarvitse ensin juurta jaksaen selvittää asioita sihteerikön kanssa. Kätevää, eikö totta?

Tuskin johdon assistentin työ kuitenkaan kokonaan loppuu, työnkuva vain muokkautuu nykymaailman mukana. Maailma on tuonut monen asian hoitamisen kaikkien ulottuville esim. verkon välityksellä, mutta meneekö johtajan asia oikeisiin asioihin jos hän hoitaa siinä sivussa kaikki juoksevat asiat, joita assistentti nyt hanskaa? Puhumattakaan siitä, riittävätkö vuorokauden tunnit varsinkin kun nykyään kaikkien aivotyöläisten pitäisi olla läsnä 24/7.

Kirjoittanut Tiina Jokinen